Ordini e bolle
L'ordine cliente per le vendite che si chiudono una volta, e la bolla che accompagna la merce. Come si fattura ogni riga, cosa resta da consegnare e da fatturare.
Quando il cliente compra una volta sola, merce o un lavoro una tantum, in Hakubase la vendita è un ordine cliente. Quando la merce parte, la accompagna una bolla cliente, il documento di trasporto.
Ordine o contratto
Ogni vendita è impegnata da un documento solo: un ordine oppure un contratto, mai tutti e due.
- L’ordine è per una vendita che si esaurisce: dieci router e la loro posa, una cucina con il montaggio, un riordino di 50 cartoni. Ha solo righe una tantum.
- Il contratto serve quando ci sono termini nel tempo: un canone, un consumo, stati di avanzamento, una durata, una firma.
Lo stesso cliente può avere tutti e due: un contratto di assistenza e, accanto, un ordine per tre router in più.
Da dove nasce un ordine
- Da un’offerta accettata. Sull’offerta premi Conferma l’ordine: le righe passano all’ordine, e aggiungi numero e data dell’ordine del cliente, CIG e CUP e un eventuale acconto. L’ordine nasce confermato o in bozza, come scegli.
- Da zero, da Vendite → Ordini cliente con Nuovo ordine, quando il cliente ordina per email o al telefono. Ti chiede il cliente e, se te l’ha mandato, il suo numero d’ordine. Crea la bozza apre l’ordine, e le righe le scrivi lì.
L’ordine prende il numero già in bozza, ORD-2026-012 per esempio.
Le righe
Si scrivono cella per cella, come nelle offerte, con i prezzi del listino del cliente. Ogni riga è Merce o Servizio: la merce viaggia con una bolla, il servizio si segna eseguito. E ogni riga dice come si fattura:
| Come si fattura | Quando va in coda di fatturazione |
|---|---|
| All’avvio | Alla conferma dell’ordine. |
| Alla consegna della merce | Con ogni bolla che la consegna. Solo merce, con le bolle accese. |
| A lavoro eseguito | Con ogni Eseguito. Solo servizi. |
| A una data | Alla conferma, con scadenza alla sua data. |
| Alla consegna del progetto | Quando il progetto dell’ordine è consegnato. |
Di partenza la merce si fattura alla consegna, se le bolle sono accese, e tutto il resto all’avvio. La scelta si cambia finché niente della riga è in fatturazione.
Confermare l’ordine
Conferma l’ordine lo rende l’ordine del cliente: le righe «All’avvio» e «A una data» vanno in coda di fatturazione, e l’azienda diventa cliente. Invia la conferma gli manda il PDF dell’ordine per email.
L’acconto, in percentuale o in importo, va in coda alla conferma. Poi ogni voce che l’ordine fattura porta con sé la riga negativa che lo recupera, fino a esaurirlo.
Se il cliente cambia idea dopo la conferma, l’ordine si modifica in quello che non è ancora consegnato né fatturato: una riga in più, una quantità più bassa. Ogni modifica alza la revisione e resta nello storico.
Quando paga un altro. Se la fattura va a una società di leasing o alla capogruppo, indicala in Chi paga: le voci di fatturazione vanno a lei.
Consegnato, eseguito, fatturato
In cima all’ordine confermato trovi Ordinato, In fatturazione, Fatturato e, se c’è, l’Acconto con quanto è già recuperato. Accanto allo stato, l’ordine dice se è Da consegnare, Consegnato in parte o Consegnato.
- La merce parte con Bolla, che prepara una bolla in bozza con tutto quello che resta. Oppure con Fattura accompagnatoria, che porta e fattura la merce insieme.
- Il servizio si segna con Eseguito: quantità, giorno e una nota. Tre giornate di formazione su dieci, per esempio: se la riga si fattura «A lavoro eseguito», quelle tre vanno in coda.
Il consegnato non si scrive a mano: si conta dalle bolle emesse e dalle fatture accompagnatorie, che trovi nella scheda Consegne e fatturazione.
Il portafoglio ordini
In Vendite → Ordini cliente ogni ordine confermato ha due colonne: Da evadere, il valore di quello che non è ancora consegnato o eseguito, e Da fatturare, l’imponibile meno quello che le fatture emesse ne hanno già fatturato. Il filtro Portafoglio tiene solo gli ordini con qualcosa da evadere, oppure da fatturare.
Chiudere o annullare
- Chiudi l’ordine, con il motivo, quando il cliente rinuncia al resto: 80 pezzi consegnati su 100, e gli altri 20 non partono più. Quello che resta esce dalla coda di fatturazione. Riapri l’ordine lo rimette in gioco.
- Annulla l’ordine, con il motivo, finché niente è consegnato, eseguito o in una fattura. L’ordine resta in elenco come annullato, e l’offerta da cui veniva si può convertire di nuovo.
La bolla cliente
Le bolle si accendono in Impostazioni → Moduli, con «Bolle cliente»: da quel momento c’è Vendite → Bolle cliente. Una bolla nasce da un ordine confermato, o da un contratto in vigore con merce da consegnare, con Bolla; oppure da zero, con Nuova bolla. Prende il numero già in bozza, DDT-2026-031 per esempio.
La causale
La causale dice perché la merce viaggia e cosa fa in magazzino. Un workspace nuovo parte con sei causali:
| Causale | Cosa fa la merce |
|---|---|
| Vendita | Esce dal magazzino. |
| Consegna in cantiere | Va nella giacenza del progetto, o la attraversa come costo del progetto. |
| Conto visione, Conto lavorazione | Esce, e si attende che rientri. |
| Reso | Rientra, e la vendita si riduce. |
| Reso per sostituzione | Rientra, e la riga torna da consegnare. |
Altre causali le aggiungi in Impostazioni → Causali di consegna.
Destinazione, trasporto e righe
La destinazione è una delle sedi del cliente, altrimenti il suo indirizzo; una bolla nata da un ordine prende quella dell’ordine. Il trasporto dice a cura di chi (mittente, destinatario o vettore), il vettore, colli, peso, aspetto e resa.
Le righe si aggiungono con Aggiungi un articolo…. Con un ordine o un contratto sulla bolla, Righe dell’ordine e Righe del contratto mostrano ordinato, consegnato e resto: una riga non consegna mai più di quanto resta. Con il magazzino acceso, ogni prodotto dice da quale magazzino esce e, dove serve, ubicazione, lotto e matricole.
Emettere e fatturare
Emetti chiude la bozza: la bolla non cambia più, la merce si muove in magazzino e le righe che la bolla fattura vanno in coda di fatturazione. Sono le righe d’ordine e di contratto «Alla consegna della merce», al prezzo della bolla e alla sua data, quando la causale è una vendita o una consegna in cantiere. Le righe libere, senza ordine né contratto, ci vanno solo se la causale lo prevede. Il resto lo fattura il suo documento: una riga non si fattura mai due volte.
PDF stampa la bolla senza prezzi, PDF con prezzi valorizzata. Una bolla emessa si annulla con Annulla e il motivo, finché quello che ha portato in coda non è in una fattura.
Per un reso del cliente, quello che è ancora in coda ne esce; per quello già fatturato, il reso emesso ti propone la Nota di credito.
Domande frequenti
Ho fatto l’ordine, ma adesso il cliente vuole anche l’assistenza annuale. Se l’ordine non ha ancora consegne né fatture, annullalo e converti l’offerta in contratto. Altrimenti l’assistenza diventa un contratto a parte.
Il cliente paga in anticipo e la merce parte dopo. Metti le righe «All’avvio»: vanno in coda alla conferma, e la bolla poi muove solo la merce.
L’ente pubblico vuole il suo numero d’ordine in fattura. Scrivi sull’ordine numero e data dell’ordine del cliente, CIG e CUP. La fattura cita numero e data dell’ordine del cliente.