Contratti
Il contratto come rapporto che dura nel tempo — firma, rinnovi, disdette, modifiche — e la fonte di tutto quello che fatturi.
Un contratto in Hakubase non è un PDF in una cartella. È il rapporto con il cliente, con dentro i documenti che lo raccontano e gli effetti che produce: le fatture, i progetti, le ore di assistenza incluse.
Da dove nasce un contratto
- Da un’offerta accettata: apri l’offerta e generi il contratto. Righe, prezzi e condizioni passano così come li ha accettati il cliente; scegli tu solo quello che l’offerta non poteva sapere — decorrenza, durata, rinnovo, preavviso.
- Da zero, con Nuovo contratto, quando non c’è un’offerta prima.
Il contratto prende il suo numero — CTR-2026-010, per esempio — quando esce dalla bozza, non prima.
Leggere un contratto
In cima trovi i numeri che servono — canone, valore, decorrenza, scadenza, rinnovo, firma — e una sola frase di allerta, la più urgente: per esempio «Disdetta entro il 13/07/2027».
Sotto, il contratto si legge per schede:
| Scheda | Cosa trovi |
|---|---|
| Economica | Le righe in vigore, con prezzi, sconti, ricorrenze e condizioni. |
| Documento | Il testo del contratto. |
| Fascicolo | L’accordo e tutto quello che è venuto dopo: allegati, addendum. |
| Fatturazione | Cosa ha già prodotto in fattura e cosa produrrà. |
| Proiezione | I canoni dei mesi a venire. |
| Esecuzione | Cosa è partito, cosa aspetta una consegna, le ore incluse già usate. |
| Allegati | I file che ti ha mandato il cliente: disdette, PEC, documenti suoi. |
| Storico | Tutto quello che è successo, in ordine. |
Far firmare il cliente
Due strade:
- Carichi il documento firmato, se il cliente l’ha firmato su carta o con un suo servizio.
- Mandi il contratto da leggere online. Il cliente lo apre, può lasciare osservazioni accanto a ogni clausola e lo accetta. La sua accettazione — con nome, data e ora — può valere come firma.
Se il cliente ha l’accesso al portale, lo trova anche lì: entrando, il suo accesso è già la firma.
Durata, rinnovo e disdetta
Un contratto può durare fino a una data, per un certo numero di mesi, oppure senza scadenza. Se ha una scadenza, scegli come si rinnova: da solo (tacito rinnovo), solo se siete d’accordo, oppure mai.
Il preavviso è la cosa che si dimentica sempre. Hakubase no: trenta giorni prima dell’ultimo giorno utile per disdire ti mette un promemoria in agenda, e il contratto compare nella Finestra di disdetta. Dopo quel giorno, la scheda ti dice chiaramente quando si rinnoverà da solo.
In elenco vedi il quadro intero. In cima ai contratti: quanti sono in vigore, l’MRR — i canoni riportati al mese —, quanti scadono nei prossimi novanta giorni, quanti sono nella finestra di disdetta e quanti sono già disdetti ma ancora attivi fino alla fine.
Un contratto disdetto continua a funzionare fino alla sua fine: fattura, copre i ticket, matura le ore. Semplicemente, sai già quando finisce.
Cambiare un contratto firmato
Un contratto firmato non si riscrive: si fa un addendum. Lo apri dal contratto, cambi solo quello che cambia — il canone, una riga in più, una clausola — e lo mandi a firmare. Entra in vigore alla firma.
Dalla sua decorrenza in poi, la fatturazione segue i nuovi prezzi da sola. Quello che è già stato fatturato non si tocca.
Accordo quadro e contratti attuativi
Con i clienti grandi capita di firmare un accordo quadro — le regole generali — e poi tanti contratti attuativi, uno per ogni fornitura. In Hakubase l’accordo quadro non fattura niente: fatturano i contratti attuativi.
Se l’accordo fissa un massimale di spesa, la sua scheda ti mostra quanto è già stato ordinato e quanto resta.
Domande frequenti
Il cliente vuole cambiare il canone a metà anno. Fai un addendum con il canone nuovo e la data da cui vale. Le fatture dei mesi dopo si adeguano da sole.
Posso aumentare i prezzi a ogni rinnovo? Sì: imposti una percentuale di adeguamento, e a ogni rinnovo il contratto riparte con i prezzi aggiornati.
Il cliente ha mandato la disdetta via PEC. La registri sul contratto e alleghi la PEC. Il contratto resta attivo fino alla sua fine e poi si chiude da solo.
Qualcuno può attivare un contratto da 100.000 € senza che io lo sappia? Solo se vuoi. Puoi impostare una soglia: sopra quella cifra, chi non è amministratore chiede l’approvazione invece di attivare.