Fatturazione
Come Hakubase prepara le fatture al posto tuo, e cosa resta da decidere a te.
Hakubase non emette mai una fattura da solo. Fa la parte noiosa — raccoglie, per ogni cliente, tutto quello che c’è da fatturare — e lascia a te l’ultima parola.
Da dove arrivano le voci da fatturare
Ogni cliente ha la sua coda di fatturazione: l’elenco di quello che gli devi ancora fatturare. Si riempie da sola, mentre lavori:
- i contratti attivi, che a ogni periodo propongono il loro canone;
- le ore dei ticket che hai segnato come fatturabili;
- le offerte accettate che mandi in fatturazione senza passare da un contratto;
- le voci che scrivi a mano, per tutto il resto.
Contratti, ticket e offerte non fatturano nulla: propongono voci. Finché non decidi tu, restano in coda.
Emettere una fattura
- Apri Amministrazione → Coda fatturazione.
- Scegli il cliente: vedi tutte le voci che aspettano.
- Fattura tutto, oppure spunta solo le voci che vuoi in questa fattura.
- Si apre una bozza con le righe già compilate. Controlla scadenza e metodo di pagamento.
- Premi Emetti: la fattura prende il suo numero.
Le voci che hai fatturato escono dalla coda. Quelle che hai lasciato fuori restano lì, per la volta dopo.
Una fattura, un cliente. Ogni fattura è intestata a un solo cliente, in una sola valuta. Se quel cliente ha già una bozza aperta, le voci nuove si aggiungono lì invece di crearne un’altra.
Fatturare molti clienti insieme
A fine mese di solito non si fattura un cliente alla volta. Hakubase può preparare le bozze di tutti in un passaggio solo — e prima di partire ti mostra cosa non torna:
| Controllo | Cosa ti dice |
|---|---|
| Dati del cliente | Chi non può essere fatturato perché manca qualcosa — partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC — e cosa, esattamente. |
| Importi | Le voci ancora senza prezzo. |
| Doppioni | Una fattura che somiglia molto a una già emessa. È solo un avviso: ripetere può essere giusto. |
| Chi manca | I clienti che hai fatturato il mese scorso e che questo mese non ci sono, con il motivo: contratto chiuso, sospeso, oppure nessuno. |
L’ultimo è il più importante. Dimenticarsi di fatturare un cliente non dà errori da nessuna parte: l’unico modo di accorgersene è il confronto col mese prima, e Hakubase lo fa al posto tuo.
Anche qui nascono solo bozze. A emetterle sei sempre tu.
Correggere una fattura già emessa
Una fattura passa da tre stati:
- Bozza — la stai preparando, puoi cambiare tutto.
- Emessa — ha il suo numero. Puoi ancora correggerla o eliminarla: il numero liberato si riusa.
- Trasmessa — è partita. Da qui è definitiva, e per correggerla serve una nota di credito.
A trasmettere allo SDI può essere il tuo account Fatture in Cloud: vedi come si collega.
Quando correggi un’emessa, quello che dipende da lei la segue: le scadenze si ricalcolano, le provvigioni si aggiornano. Hakubase rifiuta solo le modifiche che renderebbero i conti impossibili, come abbassare il totale sotto quanto il cliente ti ha già pagato.
Registrare un incasso
Dalla fattura registri l’incasso: Hakubase chiude le sue scadenze, partendo dalla più vecchia. Il residuo si aggiorna, e lo vedi anche nello scadenzario.
Se il cliente paga più del dovuto, Hakubase te lo chiede prima di registrarlo. Quello che avanza diventa credito del cliente: puoi rimborsarlo, oppure spostarlo su un’altra sua fattura ancora aperta.
Le note di credito
Quando una fattura trasmessa va corretta, o devi restituire qualcosa, emetti una nota di credito:
- da una fattura, scegliendo se stornarla tutta o solo alcune righe;
- libera, quando non c’è una fattura da cui partire.
Serve sempre un motivo. E una nota non può stornare più di quanto resta sulla fattura: se ne hai già emessa una da 600 € su una fattura da 1.000 €, la successiva arriva al massimo a 400 €.
Domande frequenti
Hakubase può emettere fatture in automatico? No, e non è una mancanza. Prepara tutto — anche le bozze di cento clienti in un colpo solo — ma a emettere sei sempre tu.
Ho emesso una fattura sbagliata. Cosa faccio? Se non l’hai ancora trasmessa, aprila e correggila. Se è già partita, emetti una nota di credito e poi una fattura nuova.
Dove vedo chi mi deve ancora pagare? Nello scadenzario, diviso per quanto tempo è passato dalla scadenza.
Il contratto di un cliente è finito. Le voci si fermano da sole? Sì: un contratto chiuso smette di proporre canoni. E nel controllo di fine mese quel cliente compare tra “chi manca”, con il motivo accanto.