Spese
Le fatture dei fornitori, attribuite al cliente o al progetto che le ha generate — così il margine è quello vero.
Una spesa in Hakubase è una fattura di un fornitore, o un costo che registri tu. Il motivo per cui la scrivi qui, e non solo in contabilità, è uno: sapere a chi attribuirla.
Hakubase non fa la contabilità. Non tiene la partita doppia né i registri IVA: quelli restano al tuo commercialista. Hakubase attribuisce i costi e misura i margini — la parte che la contabilità non sa fare.
Registrare una spesa
Da Spese, premi Nuova spesa: scegli il fornitore, scrivi il riferimento del documento e la data, e apri la spesa.
Poi le righe, come le hai sulla fattura del fornitore:
- dal catalogo, se hai comprato qualcosa che rivendi: nome, unità e costo d’acquisto arrivano compilati;
- libere, per tutto il resto.
Attribuire: il motivo per cui esiste
Ogni riga di spesa può essere attribuita a un’azienda, un contratto o un progetto.
- Attribuita: è un costo di quel cliente, ed entra nel suo margine. Il server dedicato, la licenza comprata per lui, la trasferta per il suo progetto.
- Non attribuita: è un costo generale dell’azienda.
Una riga ha un’attribuzione sola: se la cambi, sostituisci quella di prima.
Categorie e centri di costo
Per i conti di fine anno, ogni riga può avere anche:
- una categoria — su due livelli, per esempio Software › Licenze;
- un centro di costo — dove sta quel costo in azienda.
Le prepari in Impostazioni → Tesoreria, oppure le crei al volo mentre registri la spesa. L’elenco delle spese si filtra per tutte e due.
Pagare una spesa
Il pagamento si registra dalla spesa, come un incasso: chiude le sue scadenze e compare in prima nota. Se paghi più del dovuto, quello che avanza resta come anticipo al fornitore.
Le note di credito dei fornitori
Quando un fornitore ti restituisce qualcosa, registri la sua nota di credito:
- dalla spesa, scegliendo le righe che storna;
- da sola, in Note di credito fornitori, e la colleghi alla spesa anche dopo.
La nota prima riduce quello che devi ancora pagare su quella spesa. Se la spesa era già pagata, quello che resta è un rimborso che il fornitore ti deve, e lo vedi lì finché non arriva.
Domande frequenti
Devo registrare tutte le spese qui? No: quelle che ti servono per i margini. Il caffè dell’ufficio può restare solo in contabilità.
Una licenza serve a tre clienti. Come la divido? Una riga per cliente, ognuna con la sua parte di costo e la sua attribuzione.
Posso eliminare una spesa già pagata? Sì. Hakubase ti chiede cosa fare del pagamento: tenerlo come anticipo al fornitore, oppure eliminarlo con la spesa.