Aziende e contatti
Chi sono i tuoi clienti, i tuoi fornitori e le persone con cui lavori — e tutto quello che avete fatto insieme, in una scheda.
In Hakubase aziende e persone sono cose diverse, collegate tra loro. Una persona può lavorare per più aziende, con un ruolo diverso in ognuna; può anche non avere un’azienda. E un’azienda può far parte di un gruppo, con la sua capogruppo e le sue controllate.
Clienti, potenziali e fornitori
Ogni azienda risponde a due domande, separate:
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Ci compra qualcosa? | Niente da dire, Prospect (potenziale) oppure Cliente |
| Ci vende qualcosa? | Fornitore, sì o no |
Le due risposte si combinano: un’azienda può essere tua cliente e anche tua fornitrice.
Il passaggio da prospect a cliente lo fa Hakubase da solo: quando vinci una trattativa o attivi un contratto con quell’azienda, diventa cliente, con la data. Un lead convertito parte come prospect.
La scheda di un’azienda
La scheda è il posto dove guardi quando un cliente ti chiama. In alto, i numeri del vostro rapporto: le trattative aperte e quanto valgono, i contratti in corso, i progetti. Sotto, una scheda per ogni cosa — trattative, offerte, contratti, progetti, fatture — e da ognuna ne crei una nuova già intestata a quell’azienda.
Lo storico racconta tutto in ordine: email, offerte inviate, contratti firmati, ticket aperti, fatture emesse. Ogni campo si modifica dove lo leggi.
Nella scheda trovi anche il listino su cui è prezzato il cliente. “Nessuno” è una risposta: vale quello predefinito. Se ne ha più d’uno, quello che si applica oggi porta l’etichetta Prezza oggi.
I consensi
Una persona ti può dare il consenso per tre cose diverse, e Hakubase le tiene separate:
| Per cosa | Cosa copre | Cosa succede senza |
|---|---|---|
| Servizio | Tutto quello che il rapporto richiede: risposte ai ticket, fatture, contratti in scadenza | Niente: non serve chiedere il permesso per mandare una fattura |
| Marketing | Campagne e newsletter | La persona non riceve le campagne |
| Profilazione | Leggere aperture e clic per decidere cosa mandarle | Niente personalizzazione |
Chi accetta la newsletter non ha per questo accettato di essere profilato: sono due risposte diverse.
Importare da un file
Hai già i tuoi clienti in un foglio di calcolo? Da Aziende o Contatti, premi Importa e carica un file CSV o Excel, fino a 10 MB, con i nomi delle colonne nella prima riga.
- File — Hakubase legge il file e ti mostra un campione.
- Colonne — per ogni colonna scegli in quale campo va. Molte le indovina da solo.
- Importazione — prima di scrivere niente, fai una prova: ti dice, riga per riga, cosa creerebbe, cosa aggiornerebbe e cosa scarterebbe, con il motivo.
I doppioni li riconosce. Un’azienda la ritrova per partita IVA, poi codice fiscale, poi nome; un contatto per email. Su quelle che ha già, scegli tu se completare i campi vuoti, sovrascrivere o saltare.
Le righe scartate le scarichi in un file, le correggi e le reimporti. Date e numeri all’italiana — 31/12/2024, 1.234,56 — vanno bene così.
Domande frequenti
Un contatto lavora per due aziende del gruppo. Lo colleghi a tutte e due, con il suo ruolo in ognuna. È una persona sola.
Posso cancellare un’azienda? Sì, ma se ha documenti — offerte, contratti, fatture — quelli restano nella storia.
Ho importato un file sbagliato. Guarda lo storico delle importazioni: per ogni riga sai cosa è stato creato o aggiornato, e da quale file.