Progetti e pianificazione
Dal contratto firmato al lavoro consegnato — attività, persone, date, ore e margine, in un posto solo.
Un progetto in Hakubase nasce dove nasce il lavoro: dal contratto che il cliente ha firmato. E finisce dove finisce il lavoro: con la consegna, che manda in fatturazione quello che deve.
Da dove nasce un progetto
- Dal contratto. Scegli quali voci del contratto copre il progetto, e Hakubase prepara le attività: per ogni servizio del tuo catalogo, quelle previste, con il loro responsabile e la loro scadenza.
- Da zero, per un lavoro interno o qualcosa che il contratto non prevede.
Le voci libere del contratto — quelle che non vengono dal catalogo — non generano attività da sole: le aggiungi tu.
Le attività le prepari una volta sola. Se nel catalogo dici che il servizio “Avviamento” prevede sei attività, ogni contratto che lo vende si porta dietro quelle sei. Si imposta in Prodotti e servizi.
Le viste del progetto
Lo stesso lavoro, guardato in quattro modi:
| Vista | A cosa serve |
|---|---|
| Elenco | Tutte le attività, con responsabile, scadenza e ore. |
| Kanban | Le attività a colonne, da fare, in corso, fatte. |
| Gantt | Le attività nel tempo, con le persone e il loro carico. |
| Team | Chi lavora al progetto. |
In testata trovi l’avanzamento e il margine: quanto vale il progetto meno quanto ti è costato finora. È il numero per cui di solito si apre un progetto, e sta in alto.
Le attività
Ogni attività ha un responsabile, una priorità, le ore previste, un inizio e una scadenza. Dentro, le sotto-attività sono una lista da spuntare: si aggiungono una dopo l’altra e si riordinano trascinandole.
Le ore lavorate si registrano sull’attività, a mano o con il timer. Se lo prevedi, passano da un’approvazione prima di entrare nei conti.
Consegnare
Quando il lavoro è finito, premi Consegna e scegli la data. Prima di confermare, Hakubase ti mostra cosa succederà: quali voci entrano in fatturazione, per quale importo, quali canoni partono da quel giorno, e se c’è ancora qualche attività aperta.
Hai consegnato per sbaglio? Puoi annullare la consegna, finché niente di quello che ha mandato in fatturazione è già finito in una fattura.
La pianificazione
Il Gantt del singolo progetto ti dice quando. La Pianificazione ti dice se ce la fai: mette tutti i progetti sulla stessa linea del tempo, con le persone e il loro carico.
- Il carico è totale. Ogni persona conta tutto quello che fa, su tutti i progetti: se c’è posto per un lavoro nuovo dipende dagli altri.
- Le dipendenze contano. Un’attività che aspetta un’altra si sposta con lei, e il percorso critico ti mostra la catena che decide la data di fine.
- Ferie e chiusure aziendali sono già nei conti: un giorno di chiusura non è un giorno di lavoro.
Per assegnare un’attività a qualcuno basta trascinarla sulla sua riga.
Domande frequenti
Il contratto prevede tre servizi, ma voglio un progetto solo per uno. Quando crei il progetto dal contratto, scegli solo quella voce.
Posso vedere quanto sto guadagnando su un progetto mentre è in corso? Sì: il margine in testata si aggiorna con le ore registrate.
Una persona va in ferie due settimane. Cosa succede ai suoi progetti? Le sue ferie entrano nella pianificazione, e il suo carico di quelle settimane si riduce. Le attività che le cadono dentro le vedi subito.