Moduli e approvazioni

Hakubase non ti mette davanti tutto il primo giorno. Bolle, SAL, magazzino e approvazioni si accendono quando ti servono, in Impostazioni → Moduli. La pagina la vede solo l’amministratore.

In un workspace nuovo è tutto spento e non c’è nessuna soglia: niente bolle, niente SAL, niente magazzino, nessuna approvazione, e le ore fatturabili vanno dritte in coda di fatturazione.

Gli interruttori, area per area

La pagina è divisa in quattro riquadri. Sotto ogni interruttore c’è scritto cosa accende.

Riquadro	Interruttore	Cosa accende
Vendite	Bolle cliente	La merce venduta viaggia con una bolla: evade l’ordine cliente o il contratto, muove il magazzino e fattura le righe che si fatturano alla consegna.
Acquisti	SAL per i servizi	Quello che matura di un servizio comprato si registra con un SAL.
	Controllo degli acquisti	Gli ordini fornitore sopra una soglia aspettano l’approvazione; le fatture fornitore oltre una tolleranza aspettano prima di essere pagate.
	Codici dei fornitori sugli articoli	Ogni articolo elenca i suoi fornitori, con codice, prezzo e unità; sulle righe d’ordine compare il codice del fornitore.
Merce e magazzino	Bolle fornitore per la merce	Quello che arriva di un ordine si registra con la bolla del fornitore.
	Gestione del magazzino	Le bolle della merce caricano il magazzino. Compaiono il modulo Magazzino e, nelle impostazioni, Magazzini e Causali di magazzino.
	Blocca la giacenza negativa	Un movimento che porterebbe la giacenza sotto zero viene rifiutato.
Ore	Revisione delle ore	Le ore dei ticket e dei progetti a consumo aspettano un’approvazione prima di andare in fattura.

Un clic accende o spegne subito, senza conferma, e il menu mostra o nasconde le pagine di quell’interruttore. Se un interruttore in quel momento non si può spostare, è grigio e sotto c’è scritto perché. Per esempio:

• il magazzino si accende solo con Bolle fornitore per la merce, e finché è acceso quelle bolle non si spengono;
• quando il magazzino ha già dei movimenti, resta acceso;
• le Bolle cliente restano accese finché ci sono righe che si fatturano alla consegna e aspettano la loro merce.

Quando accendi il magazzino, Hakubase ti mostra i Prodotti da controllare: quelli con l’unità di misura ancora predefinita. La giacenza si tiene nell’unità dell’articolo, che dopo il primo movimento non cambia più: sistemala prima della prima bolla.

Le soglie di approvazione

Ci sono tre cifre. Si cambiano con un clic sul valore; lasciate vuote, nessuno aspetta.

Soglia di approvazione contratti. Un contratto con un valore annuo sopra la soglia lo mette in vigore solo chi ha il permesso Approvare i contratti sopra soglia. Gli altri premono Richiedi approvazione: il contratto passa In approvazione, chi può approvare riceve un’attività e sceglie Approva e attiva oppure Respingi, che lo riporta in bozza. E se a registrare la firma è chi non ha il permesso, il contratto non entra comunque in vigore. Il valore si conta nella valuta del workspace, al cambio della decorrenza; se il cambio manca, la soglia vale come superata.

Le altre due compaiono solo con Controllo degli acquisti acceso:

• Soglia di approvazione ordini fornitore. Un ordine con l’imponibile sopra la soglia, per esempio un ODA-2026-014 da 18.000 € con la soglia a 10.000 €, aspetta l’approvazione prima di partire. Chi lo scrive preme Richiedi approvazione; chi può approvare sceglie Approva oppure Rimanda indietro. Un ordine in un’altra valuta si conta al cambio della sua data.
• Tolleranza sulle fatture (%). Quando gli abbinamenti di una fattura fornitore con l’ordine si scostano dal costo atteso oltre la tolleranza, la spesa mostra Pagamento sospeso e non si paga finché qualcuno non preme Approva lo scostamento.

Ordini e scostamenti li decide chi ha il permesso Approvare gli ordini fornitore sopra soglia e gli scostamenti delle fatture. Se spegni il controllo degli acquisti, soglia e tolleranza restano salvate per la volta dopo.

L’approvazione delle ore

Con Revisione delle ore accesa, ogni ora registrata su un ticket, e ogni ora su un progetto che fattura le sue ore, aspetta in Fatturazione → Approvazione ore. Solo quando qualcuno la accetta, se è fatturabile, entra nella coda di fatturazione.

In cima vedi quante ore sono In attesa, quanto è Da fatturare, quante sono Coperte dal contratto e quante Non fatturabili, e l’Attesa più lunga. Sotto, i clienti in ordine alfabetico, ognuno con le sue ore: data, chi ha lavorato, il ticket o il progetto, l’esito (Coperta, Eccedenza, Fatturabile, Non fatturabile) e l’importo.

• La spunta su una riga accetta quell’ora.
• La × la rifiuta, e chiede il motivo. L’ora rifiutata resta sul ticket o sul progetto, fuori dai totali e dalla fatturazione; i minuti che aveva preso dalle ore del contratto tornano disponibili.
• Accetta tutte, sulla riga del cliente, accetta in un colpo le sue ore.

Le ore le approva chi ha il permesso Approvare le ore registrate da altri, e mai le proprie: le tue ore portano la scritta tua. Fanno eccezione l’amministratore, e chi è l’unico revisore del workspace, che possono accettare le proprie con una nota che resta sull’ora.

Con la revisione spenta non aspetta niente. Le ore registrate prima di accenderla sono già accettate.

Domande frequenti

Chi vede la pagina Moduli? Solo l’amministratore. Ogni modifica finisce nel Registro attività come Impostazioni del workspace aggiornate, con l’interruttore o la soglia che è cambiata.

Ho acceso le bolle fornitore per sbaglio. Le posso spegnere? Sì, se il magazzino è spento. Se è acceso va spento prima, e se ha già dei movimenti resta acceso, con le sue bolle. Spegnere non cancella le bolle già fatte.

Un’ora fatturabile accettata non arriva in coda. Probabilmente non ha una tariffa: né quella della riga di contratto, né quella del progetto, né la tariffa oraria predefinita del workspace. È accettata, ma entra in coda solo quando una tariffa c’è.

Chi decide la soglia degli ordini? L’amministratore, qui. Chi approva gli ordini lo decide il ruolo, in Impostazioni → Ruoli e permessi.