Bolle e fatture dei fornitori
Le bolle della merce e i SAL dei servizi, con o senza ordine, il carico a magazzino e il controllo delle fatture dei fornitori prima di pagarle.
Quando il fornitore consegna, registri quello che è arrivato: una bolla per la merce, un SAL per i servizi (lo stato di avanzamento: 30 ore su 100, o una parte di un lavoro a corpo). Poi arriva la sua fattura, e la abbini a quello che paga. Così sai cosa hai ricevuto, cosa ti è stato fatturato e se le cifre tornano.
Bolle e SAL stanno in Acquisti → Bolle fornitore, le fatture in Acquisti → Spese.
Accendere bolle e SAL
Bolle e SAL si accendono separatamente in Impostazioni → Moduli: Bolle fornitore per la merce e SAL per i servizi. Con tutti e due spenti la voce di menu sparisce, ma quello che hai già registrato resta consultabile.
Registrare quello che arriva da un ordine
Apri l’ordine fornitore, inviato o confermato, e premi Registra bolla per la merce o Registra un SAL per i servizi. Scrivi numero e data del documento del fornitore, poi quanto è arrivato di ogni riga.
Una bolla porta solo merce, un SAL solo servizi. Non puoi registrare più di quanto una riga deve ancora ricevere: se hai ordinato 500 kg e ne sono arrivati 300, la bolla successiva ne accetta al massimo 200.
Ogni documento prende il suo numero: BF-2026-001 per le bolle, SAL-2026-001 per i SAL.
La bolla senza ordine
Capita che un fornitore mandi merce senza un ordine. Da Bolle fornitore premi Bolla senza ordine: scegli il fornitore, scrivi numero e data del suo documento e la data di arrivo, poi le righe. Ogni riga è un articolo del catalogo o un testo, con quantità e costo unitario; il costo parte da quello d’acquisto dell’articolo.
La bolla senza ordine vale solo per la merce, ed è nella valuta del workspace.
Bozza, confermata, annullata
Ogni bolla e ogni SAL può essere:
- in bozza, con Salva in bozza: ha già il numero, si modifica e non muove niente. Quando è giusta premi Conferma; se non serve, la elimini;
- confermata: conta come arrivata e non si modifica più;
- annullata, con Annulla la bolla o Annulla il SAL e un motivo obbligatorio. Resta in elenco, segnata Annullata, ma non conta più.
Una bolla confermata sbagliata non si corregge: la annulli e la registri di nuovo. Se annulli una bolla di un ordine chiuso, l’ordine si riapre e torna ad aspettare la merce.
Il carico a magazzino
Se usi il magazzino, ogni riga di prodotto dice anche dove va la merce: il magazzino, se ne hai più d’uno, e Dividi per ubicazione se il magazzino usa le ubicazioni. Un articolo che segue lotti o matricole te li chiede.
Quando confermi la bolla, i prodotti entrano in giacenza al loro costo, alla data di arrivo. Le righe scritte a testo e i servizi non caricano niente. Annullando la bolla, la merce esce dalla giacenza con la stessa data; con Blocca la giacenza negativa acceso, un annullamento che porterebbe la giacenza sotto zero viene rifiutato.
Come funzionano magazzini, giacenze, lotti e matricole lo trovi in Magazzini e giacenze e in Movimenti, lotti e matricole.
Il valore della bolla è provvisorio. La bolla vale il costo che conosci all’arrivo, senza IVA. Quando abbini la fattura, è il costo di magazzino che si corregge, non la bolla.
Le fatture da ricevere
Dall’elenco degli ordini, il pulsante Fatture da ricevere apre tutto quello che è arrivato o maturato e non ha ancora una fattura abbinata, fornitore per fornitore, a partire dall’arrivo più vecchio. Ci finiscono anche le bolle senza ordine.
In alto vedi il totale da fatturare, quanti fornitori e la Consegna più vecchia ancora in attesa. Una riga esce dall’elenco quando la fattura del fornitore le viene abbinata.
Abbinare la fattura del fornitore
La fattura del fornitore entra in Hakubase come spesa: la registri a mano, la leggi da una foto o arriva da Fatture in Cloud. Non nasce mai dall’ordine. È dalla spesa che dici cosa paga:
- Abbina a un ordine: colleghi la fattura, con l’importo, alle righe di un ordine, di una bolla o di un SAL, oppure all’ordine intero. Un trasporto o un dazio lo abbini a una bolla intera, come costo accessorio;
- Abbina a una bolla senza ordine, per la merce arrivata senza ordine;
- La merce è arrivata con questa fattura, quando non c’è stata una bolla: scegli l’ordine a cui appartiene la merce, o nessuno, e con Registra e abbina la bolla nasce citando la fattura ed è già abbinata.
Le ultime due compaiono solo con le bolle fornitore per la merce accese. Si abbinano solo ordini partiti dello stesso fornitore della fattura. Se sbagli, Togli l’abbinamento. Finché una fattura è abbinata, la spesa non si elimina e la bolla abbinata non si annulla: prima togli l’abbinamento.
La tolleranza e il pagamento sospeso
Con Controllo degli acquisti acceso, in Impostazioni → Moduli puoi scrivere una Tolleranza sulle fatture (%). Se gli abbinamenti di una fattura si scostano dal costo atteso più della tolleranza, sulla spesa compare Pagamento sospeso, con lo scostamento, e non puoi registrare pagamenti a mano.
Chi ha il permesso «Approvare gli ordini fornitore sopra soglia e gli scostamenti delle fatture» preme Approva lo scostamento, con un motivo se vuole, e la fattura si può pagare. L’approvazione vale per quello scostamento: se cambiano gli abbinamenti, la fattura torna sospesa. Le spese che arrivano da Fatture in Cloud non vengono mai sospese.
Le note di credito dei fornitori
Se il fornitore storna tutto o parte di una fattura, dalla spesa premi Nota di credito: scegli le righe stornate e la nota si crea con fornitore e valuta della spesa. Puoi anche registrarla da sola in Acquisti → Note di credito fornitori, con Nuova nota di credito.
La nota chiude prima quello che devi ancora pagare su quella spesa; il resto è un rimborso che il fornitore ti deve, e lo vedi in Da rimborsare finché non arriva.
Domande frequenti
Il fornitore ha mandato la merce con la fattura, senza bolla. Apri la spesa e premi La merce è arrivata con questa fattura. La bolla si registra e si abbina in un passaggio solo.
Ho confermato una bolla con una quantità sbagliata. Annullala con il motivo e registrane una nuova. Se è già abbinata a una fattura, prima togli l’abbinamento dalla spesa.
La fattura ha anche il trasporto. Abbina la riga del trasporto all’intera bolla, come costo accessorio. Le righe della merce restano da abbinare alla loro parte di fattura.
Perché non riesco a pagare una fattura? Se sopra le righe c’è Pagamento sospeso, gli abbinamenti si scostano dal costo atteso più della tolleranza. Serve qualcuno con il permesso di approvare lo scostamento.