Le app e i moduli

I record di un’app si collegano ai clienti, ai progetti, agli articoli; compaiono fra le attività di chi li ha in carico; e con un bottone possono mandare righe in coda di fatturazione. Questa pagina dice cosa un’app fa oggi con i moduli, e cosa ancora no.

Collegare e leggere

Un record di un’app si collega ai record di Hakubase in due modi, spiegati in Oggetti e campi:

• Collegato a: azienda, contatto, progetto, trattativa, contratto, offerta, fattura, ticket o articolo. Un record collegato a un’azienda compare sulla scheda dell’azienda;
• il campo Collegamento, che arriva anche a unità di misura, aliquote IVA, utenti, magazzini, listini, spese ricevute, ordini e bolle dei fornitori, movimenti di cassa.

Attraverso un collegamento, un campo o una formula leggono i dati dell’altro record: la partita IVA del cliente, il prezzo di un articolo, il totale di una spesa.

Dove compaiono i record di un’app

• Fra le attività. Se l’oggetto ha un campo Scadenza, i suoi record compaiono fra le attività del responsabile, insieme alle altre, e risultano in ritardo quando la data è passata e lo stato non chiude il lavoro.
• Nella ricerca. La ricerca in alto trova i record delle app che il tuo ruolo può vedere.
• Dai form. Un form del sito può creare un record di un’app: per esempio una richiesta di sopralluogo compilata da un cliente.
• Sulle schede dei moduli. Con i Campi sui moduli, un’app aggiunge i suoi campi alle schede di aziende, contatti, progetti, trattative e contratti.

Mettere un record in coda di fatturazione

È l’azione sui moduli che c’è oggi. Pensa a un’app per i rapportini d’intervento: il tecnico chiude il rapportino con 3,5 ore e due materiali usati, e quelle righe devono finire in fattura al cliente senza che nessuno le riscriva a mano.

Nello studio crei un bottone di tipo Agisce sui moduli e scegli Mettilo in coda di fatturazione. Poi dici cosa va in coda, con una formula per ogni dato:

• Righe del record: ogni riga che dichiari è una riga in coda. Per esempio Intervento tecnico, quantità ore, prezzo tariffa_oraria;
• Una riga per ogni figlio: ogni record figlio diventa una riga, come i materiali usati. Un figlio con quantità zero non diventa una riga.

Per ogni riga puoi indicare Descrizione, Dettaglio, Articolo, Quantità, U.M., Prezzo, Sconto %, Costo, Aliquota IVA e Centro di ricavo. Se la riga ha un articolo e lasci vuoti unità e prezzo, li prende dall’articolo, con il prezzo del listino del cliente: come quando aggiungi una voce a mano.

Altre scelte del bottone:

• Scadenza delle righe: vuota vuol dire oggi; altrimenti un campo data del record o una formula, come add_days(chiuso_il, 30). Con Data vincolata le righe si fatturano in quella data e, passata, risultano in ritardo;
• Metodo di pagamento: vuoto, la fattura prende quello del cliente;
• Poi porta a: lo stato in cui passa il record. Se quel passaggio non è ammesso, in coda non va niente;
• Quando è fatturato passa a: lo stato in cui il record passa all’emissione della fattura.

Cosa succede quando lo premi

Le righe vanno nella coda di fatturazione del cliente collegato al record. Se il record non ha un cliente, Hakubase te lo dice e non crea niente.

Il record va in coda una volta sola: dopo, il bottone non compare più. La scheda mostra dove si trova, con una fascia come In coda di fatturazione · 4 righe · 296,20 €, poi In una fattura in bozza e infine Fatturato. In coda e in fattura la riga dice da quale record viene, per esempio RAP-0002, con il collegamento.

La coda resta una proposta: decide chi fattura, come per le voci che arrivano da contratti e ticket. Lo storico del record e del cliente dice chi ha mandato le righe e tramite quale app.

Togliere un record dalla coda

Un secondo bottone, con Toglilo dalla coda di fatturazione, toglie le righe del record finché niente è fatturato. Le righe in attesa vengono saltate con il motivo Ritirato da seguito dal nome dell’app e dal codice del record. Una riga già in una fattura in bozza va tolta prima dalla fattura. Una riga fatturata resta: si rimedia con una nota di credito.

Lo stesso da un flusso

Nei flussi c’è il passo Agisci sui moduli: fa quello che fa il bottone che indichi, con le sue righe e le sue formule. Così puoi dire quando il rapportino entra in Chiuso, mettilo in coda, senza che nessuno prema niente. Se il record è già in coda, il passo viene saltato senza errori.

Chi lo può fare

Un’app agisce sui moduli solo se l’amministratore glielo concede. Nelle impostazioni dell’app, Accessi ai moduli elenca gli accessi che l’app usa, con il segno concesso o non concesso. Chi costruisce l’app non può concederselo da solo; l’amministratore lo concede una volta e lo può togliere.

Chi usa l’app ha bisogno solo del permesso del bottone, per esempio un permesso dell’app Mandare in fatturazione. Non serve l’accesso alla fatturazione: il tecnico non vede la coda né le fatture, e il bottone aggiunge righe solo per il cliente di quel record. I prezzi li decide la formula, scritta da chi costruisce l’app, non chi preme.

Domande frequenti

Il tecnico preme due volte il bottone. Le righe vanno in coda due volte? No. Un record con righe in coda o già fatturate non si rimette in coda, e il bottone sparisce dalla scheda.

Il rapportino era sbagliato e l’ho annullato. Le righe restano in coda? Se nessuna è ancora fatturata, le togli con un bottone Toglilo dalla coda di fatturazione. Se sono già in fattura, si rimedia con una nota di credito.

Il tecnico può cambiare il prezzo prima di mandare in fattura? Solo se chi ha costruito l’app ha fatto del prezzo un campo che il tecnico compila. Altrimenti il prezzo viene dalla formula, o dal listino del cliente.

Posso mandare in fattura i materiali al prezzo di listino del cliente? Sì. Collega ogni materiale al suo articolo con un campo Collegamento e lascia vuoto il prezzo: la riga prende quello del listino del cliente.