Magazzini e giacenze
Dove sta la merce, quanta ce n'è in un giorno qualsiasi e quanto vale. I magazzini, le ubicazioni, le giacenze e la scheda di magazzino di ogni articolo.
Il magazzino di Hakubase ti dice dove sta la merce, quanta ce n’è e quanto vale. Si carica con le bolle dei fornitori, si scarica con le bolle ai clienti, e quello che succede in mezzo lo registri tu con un movimento.
Accendere il magazzino
In un workspace nuovo il magazzino è spento. Lo accende chi ha il ruolo Amministratore:
- Apri Impostazioni → Moduli e cerca il riquadro Merce e magazzino.
- Accendi Bolle fornitore per la merce. Il magazzino si carica con le bolle dei fornitori, per questo vengono prima.
- Accendi Gestione del magazzino. Compare il menu Magazzino e, nelle impostazioni, Magazzini e Causali di magazzino.
- Se ti serve, accendi anche Blocca la giacenza negativa (ne parliamo sotto).
Prima controlla le unità di misura. Se alcuni prodotti sono ancora misurati «a corpo», all’accensione Hakubase te li elenca in Prodotti da controllare. La giacenza si tiene nell’unità principale dell’articolo, e dopo il primo movimento quell’unità non cambia più: sistemala prima, in Prodotti e servizi.
Dopo il primo movimento di merce il magazzino resta acceso, e con lui le bolle fornitore per la merce.
I magazzini
Un magazzino è un posto dove tieni la merce: la sede, un deposito, il furgone di un tecnico. Li crei in Impostazioni → Magazzini con Nuovo magazzino: un codice (SEDE, DEPOSITO, FURGONE-1), un nome e tre scelte.
- Conta come disponibile. Acceso, la merce di quel magazzino si può promettere ai clienti. Spegnilo per un magazzino come «Resi da verificare»: la merce c’è, ma non la prometti, e la sua scorta minima non manda articoli in Da riordinare.
- Usa le ubicazioni. Scaffali, campate, zone: codici liberi come
A-01-03, senza gerarchia. Si aggiungono da Ubicazioni, sul magazzino. - Magazzino principale. È dove va la merce quando un documento non dice dove. Il primo magazzino che crei è il principale; poi puoi cambiarlo con Rendi principale. Fatture e note di credito muovono la loro merce sempre nel principale.
Finché non esiste almeno un magazzino, movimenti, inventari e bolle che muovono merce vengono rifiutati.
In un magazzino che usa le ubicazioni, la merce che entra dice dove va, e Hakubase propone l’ubicazione preferita dell’articolo. La merce che esce senza un’ubicazione esce da quella che non ne ha.
Magazzini e ubicazioni non si eliminano: si archiviano con Archivia, e solo quando sono vuoti, compresa la merce dei progetti. La loro storia resta leggibile. Il principale non si archivia.
Le giacenze
In Magazzino → Giacenze trovi cosa c’è, articolo per articolo e magazzino per magazzino. Con Giacenze al scegli il giorno: oggi, oppure un giorno passato, per sapere cosa avevi al 31 dicembre. Puoi guardare un magazzino solo, cercare per nome o codice e scaricare tutto in CSV con Esporta.
La giacenza è la somma dei movimenti datati fino a quel giorno. Se registri oggi un movimento con una data passata, la giacenza cambia da quel giorno in poi. Le quantità sotto zero sono in rosso, e «di cui … sui progetti» è la parte tenuta come giacenza dei progetti.
In magazzino stanno solo i prodotti: i servizi non compaiono mai. L’elenco mostra tutto quello che esiste, anche i lotti scaduti, la merce dei progetti e i magazzini fuori disponibilità. Quanto puoi davvero promettere lo dice la scheda dell’articolo.
Il valore
Chi ha il permesso «Vede costi e valori del magazzino» vede anche il valore di ogni riga, al costo medio ponderato dell’articolo in quel giorno, e il totale in fondo. Una matricola vale il suo costo.
Sotto il valore può comparire di cui provvisorio: è la merce arrivata con una bolla fornitore che non ha ancora la sua fattura. Fino all’abbinamento vale al costo dell’ordine; quando abbini la fattura, il costo di magazzino si corregge. Vedi bolle e fatture dei fornitori →
Chi non ha quel permesso vede le stesse righe con le sole quantità, anche nel file esportato.
La scheda di magazzino dell’articolo
Un clic su una riga apre la scheda di magazzino dell’articolo. In alto, quattro numeri di oggi:
| Numero | Cosa conta |
|---|---|
| Esistenza | Tutto quello che hai in giacenza, ovunque sia. |
| Disponibile | L’esistenza meno la merce dei progetti, i lotti scaduti e i magazzini fuori disponibilità. |
| Ordinato | Quanto gli ordini fornitore inviati o confermati devono ancora consegnare. |
| Impegnato | Quanto devi ancora consegnare per gli ordini cliente confermati e i contratti in vigore. |
Sotto, le schede:
- Movimenti, tra due date: ogni movimento con da dove viene (un movimento a mano, un inventario, una bolla, una fattura, una nota di credito), dove, la quantità e la giacenza dopo. Un clic porta al documento.
- Disponibilità: il disponibile di oggi, poi gli arrivi e gli impegni in ordine di data, con la giacenza prevista dopo ciascuno. Quanto puoi promettere per un giorno è la giacenza prevista più bassa da quel giorno in poi.
- Per magazzino: la scorta minima e l’ubicazione preferita in ogni magazzino, che cambi con Cambia.
- Lotti in giacenza e Matricole in giacenza, se l’articolo li segue. Vedi lotti e matricole →
Lotti, matricole, merce per un progetto, categoria d’inventario e unità secondarie si impostano sull’articolo, in Prodotti e servizi, nel riquadro Magazzino.
Le quantità si tengono nell’unità principale dell’articolo, al millesimo. Un movimento lo puoi scrivere in una sua unità secondaria: Hakubase lo converte.
La giacenza negativa
Di partenza la giacenza può scendere sotto zero: Hakubase ti avvisa, ti dice dove, e la mostra in rosso. Se preferisci che non succeda mai, accendi Blocca la giacenza negativa in Impostazioni → Moduli.
Con il blocco acceso, un movimento che porterebbe la giacenza sotto zero viene rifiutato, e il controllo vale per ogni giorno dalla sua data a oggi. Un esempio: il 10 hai 10 pezzi e il 15 ne escono 8. Se oggi registri uno scarico di 5 pezzi datato 10, il 15 la giacenza andrebbe a meno 3: il movimento viene rifiutato.
Il blocco vale anche per le bolle e per la conferma di un inventario.
Chi vede cosa
Le giacenze non hanno un proprietario: chi consulta il magazzino le vede tutte. I permessi si danno nei ruoli:
| Permesso | Cosa permette |
|---|---|
| Magazzino: consulta | Vedere giacenze, schede, movimenti, inventari e chiusure. |
| Magazzino: movimenta la merce | Registrare carichi, scarichi, trasferimenti, consumi, rientri e giacenze iniziali; aprire e compilare un inventario. |
| Corregge il registro di magazzino | Rettifiche, variazioni di valore, conferma e storno di un inventario. |
| Vede costi e valori del magazzino | Valori, costi e la parte provvisoria. |
| Chiude e riapre il magazzino | Le chiusure. |
Magazzini e causali li gestisce chi ha il ruolo Amministratore.
Domande frequenti
Voglio sapere cosa avevo in magazzino al 31 dicembre. In Giacenze scegli il 31/12 in Giacenze al ed esporta. Se ti serve il prospetto per categoria d’inventario con i valori, fai una chiusura.
Ho merce resa da controllare e non voglio prometterla a nessuno. Crea un magazzino «Resi da verificare» con Conta come disponibile spento. La merce resta nelle giacenze, ma fuori dal disponibile.
Posso cambiare l’unità di misura di un articolo? Fino al suo primo movimento sì. Dopo, l’unità principale resta quella.