Inventari, riordino e chiusure
Contare la merce e correggere le differenze, sapere cosa riordinare e da chi, leggere il libro di magazzino e chiudere il periodo con il prospetto delle rimanenze.
Il registro dice quanta merce dovresti avere. L’inventario ti dice quanta ne hai davvero, Da riordinare cosa sta finendo, e la chiusura fissa i numeri di fine periodo in modo che nessuno li cambi più.
Gli inventari
In Magazzino → Inventari premi Nuovo inventario e scegli:
- Inventario o Giacenza iniziale (ne parliamo sotto);
- il magazzino: un inventario conta un magazzino solo;
- la data, oggi o un giorno passato;
- un nome, se ti aiuta: «Corsia A», «Fine anno 2026».
Su un inventario puoi restringere cosa si conta, scegliendo alcune Ubicazioni o alcuni Articoli. Se non scegli niente, si conta tutto. Apri l’inventario prepara le righe dal registro alla data dell’inventario: ogni articolo con giacenza, per ubicazione, lotto, matricola e progetto.
Alla cieca, di partenza. L’Inventario alla cieca è spuntato quando lo crei: chi conta non vede quanto dice il registro, e conta quello che ha davanti. Le quantità attese le vede chi ha il permesso «Corregge il registro di magazzino».
Finché l’inventario è aperto, gli articoli che conta non si muovono in quel magazzino e in quell’ubicazione fino alla sua data. Così il conteggio non cambia sotto le mani di chi conta.
Contare
Scrivi la quantità nel campo Contato: si salva da solo, e con Invio passi alla riga dopo. Puoi scriverla anche in un’unità secondaria dell’articolo. Una matricola si segna Qui o Mancante.
- Una riga vuota non è zero. Resta com’è e non scrive niente. Se un articolo non c’è, scrivi 0.
- Hai trovato qualcosa che il registro non aveva? Usa Aggiungi una riga trovata.
- Hai già i conteggi in un foglio? Da Altre azioni, Carica da file accetta CSV o Excel fino a 10.000 righe. Prima fa una prova riga per riga e ti dice cosa non va, poi scrive le righe buone. Gli articoli si riconoscono dal codice.
Confermare
Conferma ti dice quante righe non sono state contate e quante hanno una differenza, poi scrive le differenze come rettifiche alla data dell’inventario. Serve il permesso «Corregge il registro di magazzino».
Un inventario passa per questi stati: Aperto, Confermato, Annullato (chiuso con Annulla l’inventario, senza scrivere niente) e Stornato (con Storna l’inventario, che toglie quello che aveva scritto). Un inventario non si elimina mai.
La giacenza iniziale
Quando parti con Hakubase, la merce che hai già la carichi con una Giacenza iniziale. Si apre vuota: le righe le scrivi a mano o le carichi da file, con codice e quantità e, se servono, ubicazione, lotto, scadenza, matricola, unità, costo e progetto.
Alla conferma Hakubase carica le quantità al costo scritto su ogni riga. Dove il costo manca, usa il costo medio o, se non c’è giacenza, l’ultimo costo o il costo d’acquisto dell’articolo.
Da riordinare
Magazzino → Da riordinare elenca gli articoli sotto la scorta minima, magazzino per magazzino, raggruppati per fornitore abituale.
| Colonna | Cosa dice |
|---|---|
| Minimo | La scorta minima in quel magazzino. |
| Disponibile | La giacenza libera di oggi, senza la merce dei progetti e i lotti scaduti. |
| In arrivo | Quanto gli ordini fornitore inviati o confermati devono ancora consegnare lì. |
| Prevista | Disponibile più In arrivo. |
| Mancano | Minimo meno Prevista. |
Su ogni fornitore, Prepara un ordine elenca i suoi articoli, già spuntati, con la quantità che manca. La correggi se serve, poi Prepara l’ordine con N righe crea un ordine fornitore in bozza e lo apre. Prezzi e IVA vengono dal catalogo: il prezzo del fornitore per quell’articolo, altrimenti il costo d’acquisto. Per il gruppo Nessun fornitore, il fornitore lo scegli tu.
L’ordine lo controlli e lo invii dalla sua pagina. Finché è in bozza non conta come in arrivo, e l’articolo resta nell’elenco. Vedi ordini ai fornitori →
La scorta minima si imposta sull’articolo. Nella sua scheda di magazzino, scheda Per magazzino, premi Cambia accanto al magazzino. Se la lasci vuota, l’articolo non compare mai in Da riordinare per quel magazzino.
I magazzini archiviati e quelli fuori disponibilità restano fuori dal conto. Gli ordini cliente e i contratti non abbassano la giacenza prevista di questa pagina: quello che hai promesso lo vedi nella scheda dell’articolo, in Disponibilità.
Il libro di magazzino
Magazzino → Libro di magazzino ti dà, per un periodo, la giacenza Iniziale, i Carichi, gli Scarichi e la giacenza Finale di ogni articolo, raggruppati per categoria d’inventario. Di partenza il periodo va dal 1° gennaio a oggi; lo cambi con Dal e Al, e lo scarichi in CSV con Esporta.
Il libro ha solo quantità, mai valori. Conta ogni movimento: a mano, da inventario, da bolla, da fattura e da nota di credito. Un consumo di progetto è uno scarico; i trasferimenti e i rientri da progetto spostano la merce senza caricarla né scaricarla, quindi non compaiono.
La categoria d’inventario si sceglie sull’articolo, in Prodotti e servizi, riquadro Magazzino. Il libro usa quella che l’articolo ha oggi.
Le chiusure
Chiudere il magazzino a una data vuol dire due cose: fino a quel giorno compreso non si registra più niente (né movimenti, né bolle, né inventari, né storni), e quantità e valori di quel giorno restano fissati nel Prospetto delle rimanenze.
In Magazzino → Chiusure premi Chiudi il magazzino e scegli Chiuso fino al: Hakubase propone l’ultimo giorno del mese prima. Si apre la chiusura con il prospetto per categoria d’inventario, le quantità, i valori al costo medio di quel giorno e il Di cui provvisorio, cioè la merce che a quella data non aveva ancora la sua fattura. Con Esporta lo scarichi in CSV.
Serve il permesso «Chiude e riapre il magazzino». Una chiusura viene rifiutata finché c’è un inventario aperto con una data uguale o precedente.
Riaprire
Si riapre solo la chiusura In vigore, con Riapri e un motivo, che resta scritto. I suoi giorni tornano scrivibili, e la chiusura precedente, se c’è, torna in vigore. Il prospetto di una chiusura riaperta o superata resta com’era: per un prospetto nuovo, chiudi di nuovo.
Fine anno, passo per passo
- Il 31 dicembre apri un inventario per ogni magazzino.
- Conta, correggi e premi Conferma.
- In Chiusure, chiudi il magazzino al 31/12.
- Esporta il prospetto delle rimanenze e mandalo al commercialista.
Domande frequenti
Durante l’inventario devo fermare il magazzino? No. Si fermano solo gli articoli contati, in quel magazzino e in quell’ubicazione, fino alla data dell’inventario. Il resto lavora.
Ho confermato un inventario con un errore. Storna l’inventario toglie quello che aveva scritto, finché la sua data non è chiusa. Poi ne apri uno nuovo.
Mi accorgo a febbraio di una bolla di dicembre, ma dicembre è chiuso. Riapri la chiusura in vigore, scrivendo il motivo. Se dicembre è ancora bloccato da una chiusura precedente, riapri anche quella. Poi registra la bolla e chiudi di nuovo.
Da riordinare mi crea gli ordini da solo? No. Prepara solo una bozza quando premi Prepara un ordine, e la invii tu.