Campi personalizzati

Ogni azienda tiene qualche dato che gli altri non tengono: il codice cliente del gestionale vecchio, il settore, la data dell’ultimo audit, il referente tecnico. In Hakubase li aggiungi tu, come campi personalizzati, e compaiono sulla scheda come gli altri.

Si gestiscono da Strumenti → Campi personalizzati.

Su quali schede

Il menu in alto a destra della pagina sceglie il tipo di scheda, e si parte da Azienda. Puoi aggiungere campi a:

• Azienda, Contatto, Lead, Trattativa;
• Offerta e Riga offerta, Contratto e Riga di contratto;
• Progetto e Attività;
• Voce di catalogo e Ordine fornitore.

Un campo su una riga sta sulla riga: per esempio la matricola della macchina coperta da una riga di contratto di assistenza.

I campi dei ticket non sono qui. Si creano in Impostazioni → Assistenza, scheda Campi del ticket, dove scegli anche a quali Tipi di richiesta appartengono e se il cliente li compila dal Portale quando apre una richiesta. Vedi Assistenza.

Per ogni tipo di scheda la pagina elenca i campi nell’ordine in cui sono stati creati: etichetta, con Obbligatorio se lo è, la chiave sotto, il tipo e le opzioni. I campi disattivati restano in elenco, più chiari. La casella di ricerca guarda etichetta e chiave.

Creare un campo

Premi Nuovo campo. Si apre un pannello con:

• Entità: il tipo di scheda, già impostato su quello che stai guardando;
• Tipo;
• Etichetta, obbligatoria: è il nome che leggi sulla scheda;
• Chiave (immutabile): Hakubase te la propone dall’etichetta. È il nome con cui il valore viene salvato e con cui lo chiamano le integrazioni. Lettere minuscole, cifre e trattini bassi, con una lettera all’inizio, e non può ripetersi sullo stesso tipo di scheda;
• Descrizione: compare come suggerimento quando si compila il campo;
• Obbligatorio.

Crea il campo lo aggiunge, e da quel momento compare sulle schede di quel tipo.

I tipi

Tipo	Per cosa
Testo	Un codice, un nome, una nota breve.
Numero	Una quantità, un numero di dipendenti, una potenza in kW.
Data	La data dell’ultimo audit, la scadenza di una certificazione.
Sì / No	Una casella da spuntare.
Scelta singola, Scelta multipla	Un elenco di opzioni. Le scrivi nella casella Opzioni, una per riga, almeno una.
Link	Un indirizzo web.
Collegamento	Uno o più record del workspace. Vedi sotto.

Il tipo decide cosa si può scrivere: in un campo Numero passa solo un numero, in una Scelta singola solo una delle opzioni.

Il campo Collegamento

Un campo Collegamento punta a qualcosa che hai già in Hakubase. Oltre al resto chiede:

• Collega a: un’azienda, un contatto, un progetto, un articolo, un’unità di misura e gli altri record del workspace;
• Più valori: spuntato, il campo prende più di un record, fino a 50.

Un esempio: sull’azienda, un campo Referenti tecnici collegato ai contatti, con più valori. Sulla scheda dell’azienda il campo mostra i nomi dei referenti, e un clic su un nome apre la sua pagina. Si compila con la stessa ricerca che usi per gli altri collegamenti.

Il collegamento si vede anche dall’altra parte. Il contatto scelto mostra il riquadro Citato in, con una riga come Referenti tecnici di Rossi srl: per ogni campo, i record che lo nominano, fino a 50, fra quelli che chi guarda può vedere. Se nessuno lo nomina, il riquadro non compare. Su un progetto non è un riquadro ma una riga sotto il titolo.

I campi obbligatori

Un campo obbligatorio si chiede quando la scheda nasce, con un asterisco accanto. Vale da qualunque parte arrivi la scheda: dallo schermo, dalle integrazioni, dall’importazione di aziende e contatti, dalla conversione di un lead. Senza il campo, la scheda non viene creata.

Ci sono delle eccezioni. Non si chiede:

• sulle schede che nascono da sole, come un lead che arriva da un form del sito o un contatto da un’email registrata o dall’importazione di una lista;
• sulle righe di offerte e contratti;
• se il campo è disattivato.

Se rendi obbligatorio un campo quando ci sono già delle schede, quelle vecchie restano come sono e si modificano normalmente. Solo, se il campo è compilato, non lo puoi più svuotare.

Dove compaiono

Un campo attivo compare:

• nel modulo di creazione della sua scheda e sulla scheda;
• nei report e nelle stampe;
• fra le condizioni del Filtro negli elenchi di aziende, contatti, lead, trattative, offerte, contratti, progetti e voci di catalogo;
• come colonna nell’elenco dei lead;
• sulle righe, per i campi delle righe di offerta e di contratto;
• in Nuova attività e nel dettaglio dell’attività, per i campi delle attività. Se sono obbligatori, anche nell’attività rapida che crei da una scheda.

Quando qualcuno cambia il valore su un’azienda, un contatto, una trattativa, un progetto o un’attività, lo storico della scheda lo scrive, con il nome del campo.

Modificare, disattivare

Modifica riapre il pannello. Etichetta, descrizione, opzioni e Obbligatorio si cambiano; tipo di scheda, tipo e chiave no. Se ti serve un altro tipo, crei un campo nuovo.

Le opzioni di una scelta le cambi quando vuoi. Un valore tolto dalle opzioni resta sulle schede che lo hanno già, anche quando le risalvi, ma non si propone più e una scheda nuova non lo può prendere.

Un campo non si elimina: si Disattiva, subito e senza conferma. Esce dai moduli, dalle schede, dai filtri e dalle stampe, ma i valori restano salvati. Con Riattiva torna, con tutti i suoi valori.

Creazioni e modifiche dei campi finiscono nel Registro attività, con chi le ha fatte.

Chi li gestisce

La pagina la vede chi ha il permesso Gestire i campi personalizzati: l’amministratore e i ruoli a cui lo dai in Ruoli e permessi. Per gli altri la voce non c’è nel menu.

Compilarli invece è di tutti: ognuno legge i campi delle schede su cui lavora e li compila dove può modificare la scheda.

Anche le app di App Studio possono aggiungere campi ad aziende, contatti, progetti, trattative e contratti: vedi Oggetti e campi.

Domande frequenti

Ho sbagliato il tipo di un campo. Lo posso cambiare? No. Crea un campo nuovo con il tipo giusto e disattiva quello sbagliato: i suoi valori restano salvati, se ti servono.

Ho reso obbligatorio un campo. Le aziende già inserite si bloccano? No. Restano modificabili in tutto il resto. Il campo si chiede alle aziende nuove.

Posso filtrare l’elenco dei contratti per un mio campo? Sì. I campi attivi di aziende, contatti, lead, trattative, offerte, contratti, progetti e voci di catalogo sono fra le condizioni del Filtro.

Che differenza c’è fra disattivare e cancellare? Cancellare non si può. Disattivare toglie il campo da schede, moduli, filtri e stampe, e lo puoi riattivare con tutti i valori di prima.